Datenschutzrechtliche Anforderungen bei Bewerbungsverfahren

Bei der Besetzung von neuen Stellen sind neben arbeits- auch zahlreiche datenschutzrechtliche Vorschriften zu beachten. Insbesondere stellen sich insoweit folgende Fragen:

Welche Daten dürfen in der Stellenausschreibung angefragt werden?

Wird die Stellenbesetzung mittels eines computergesteuerten Systems erstellt?

Wie wird mit den Daten aus den eingehenden Bewerbungsunterlagen umgegangen?

Dürfen diese auch über das Bewerbungsverfahren hinaus ggf. für weitere Stellenausschreibungen gespeichert werden?

Bedient sich das Unternehmen zur Stellenausschreibung eines Dritten? Werden dessen Stellenausschreibungen im Hinblick auf die Anforderungen, die das BDSG und weitere Vorschriften stellen, beachtet?

I.

Zunächst sollten – um einen gesetzeskonformen Bewerbungsprozess zu gewährleisten – die folgenden datenschutzrechtlichen Grundsätze bei der Erhebung von Daten beachtet werden.

1.

So dürfen Daten grundsätzlich nur zweckgebunden erhoben werden. Hieraus folgt, dass die Daten eben nur für die ausgeschriebene Stelle erhoben werden dürfen. Ist beabsichtigt, die Daten auch für ggf. spätere Stellenausschreibungen zu verwenden, so ist der jeweilige Bewerber hierauf explizit hinzuweisen und eine Einwilligung diesbezüglich einzuholen.

2.

Weiterhin ist zu beachten, dass maßgebend für die Zulässigkeit der Erhebung, Speicherung und Auswertung von Daten eines Bewerbers der Zusammenhang mit der konkret zu besetzenden Stelle ist. Auch insoweit sind die datenschutzrechtlichen Grundsätze der Datensparsamkeit sowie der Zweckbindung zu berücksichtigen.

3.

Ein weiterer Grundsatz ergibt sich daraus, dass die Erhebung besonders sensibler Daten i.S. des § 3 Abs. 9 BDSG, also Angaben über die rassische und ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder philosophische Überzeugungen, Gewerkschaftszugehörigkeit, Gesundheit oder Sexualleben, einer besonderen Rechtfertigung bedürfen und nur ausnahmsweise erlaubt sind. Darüber hinaus sind die Anforderungen, die das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz stellt, zu berücksichtigen. Danach dürfen bei der Ausschreibung keine Daten von Bewerbern gefordert werden, die Grundlage einer Diskriminierung sind. Demgemäß kann es unzulässig sein, dass Alter oder das Geschlecht eines Bewerbers zur Einstellungsvoraussetzung zu machen. Daneben können auch Fragen hinsichtlich der Religionszugehörigkeit, Rasse oder Behinderung – sofern sie nicht ausnahmsweise gerechtfertigt sind – sogar Schadensersatzansprüche des Bewerbers sowie einen Entschädigungsanspruch in Höhe von bis zu drei Monatsgehältern begründen.

4.

Neben der Frage der Zulässigkeit der Direkterhebung der Daten beim Bewerber stellt sich unter Umständen die Frage, inwieweit es zulässig ist, das Internet als Quelle der Bewerberdaten zu gebrauchen.

Maßgeblich ist insoweit, ob die so ermittelten Informationen für die Einstellungsentscheidung erforderlich sind. Hier spielt der datenschutzrechtliche Grundsatz der Direkterhebung eine wichtige Rolle. Grundsätzlich sind die Daten beim Bewerber selbst zu erheben und gerade nicht ohne sein Wissen oder Mitwirken. Andererseits ist zu berücksichtigen, dass die Erhebung von Daten aus allgemein zugänglichen Quellen grundsätzlich wohl erlaubt sein wird. Dies gilt insbesondere dann, wenn diese Daten über Suchmaschinen ermittelt werden können. Handelt es sich dagegen um Daten, die in soziale Netzwerke eingestellt wurden und deren Zugang nur bestimmten Nutzerkreisen zugänglich sind, muss der Arbeitgeberzugriff grundsätzlich unterbleiben.

Als Zwischenergebnis sollte insoweit festgehalten werden, dass sich der jeweilige Arbeitgeber, um sich nicht aus dem AGG ergebenden Gründen entschädigungspflichtig zu machen, hüten sollte, diesen Weg der Datenermittlung zu beschreiten, da er so auch ggf. dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz zuwider laufende Informationen erhält, die seine Haftung begründen könnten.

5.

Schließlich ist zu berücksichtigen, dass auch eine alleinige computergesteuerte Auswahl der Bewerber anhand der angefragten Bewerberdaten rechtswidrig ist. Insoweit ist das Verbot automatisierter Einzelentscheidungen zu beachten. Dies läge vor, wenn bei einer Bewerbung allein ein Programm über die Nichtberücksichtigung des Bewerbers entscheidet.

II.

Nachdem die insoweit maßgeblichen Grundsätze, die bei der Frage der Zulässigkeit der Datenerhebung zu berücksichtigen sind, aufgezeigt wurden, wird im Folgenden anhand von Beispielsfällen dargestellt, dass der Umfang der zur Ermittlung erlaubten Daten von der Eigenart der jeweils zu besetzenden Stelle abhängt.

1.

Je nach Art der zu besetzenden Stelle kann beispielsweise die Frage nach etwaigen Vorstrafen des Bewerbers zulässig sein oder nicht. So dürfte etwa die Frage nach etwaigen Vorstrafen bei Straßenverkehrsdelikten an Bewerber für die Besetzung einer Stelle als Kraftfahrer zulässig sein. Ebenfalls besteht ein berechtigtes Interesse des Arbeitgebers für die Frage nach etwaigen Vorstrafen des Bewerbers bei der Ausschreibung einer Stelle, die generell ein besonderes Vertrauensverhältnis begründet (etwa bei der Besetzung einer Stelle im Polizeidienst). Besteht demgegenüber keinerlei berechtigtes Interesse zwischen der Frage nach einer Vorstrafe und der zu besetzenden Stelle, so ist diese unzulässig.

2.

Gleiches gilt grundsätzlich auch im Hinblick auf die Frage nach einer gesundheitlichen Beeinträchtigung. Diese Frage ist nur dann als zulässig zu erachten, wenn sie Arbeitsplatz relevant ist. Maßgeblich ist demnach, ob der Arbeitnehmer seine Arbeitspflicht „normal“ ausführen kann oder nicht.

3.

Schlicht unzulässig ist die Frage nach einer (beabsichtigten) Schwangerschaft bei Bewerberinnen. Diese stellt grundsätzlich eine geschlechterspezifische Diskriminierung dar und ist daher zu unterlassen. Etwas anderes ergibt sich auch dann nicht, wenn sich kein Mann um die entsprechende Stelle beworben hat.

4.

Aus den vorgenannten Beispielen wird bereits deutlich, dass bezüglich der Zulässigkeit der Datenerhebung diverse Gesichtspunkte zu beachten sind. Neben der Frage der Zweckbestimmung, die grundsätzlich für die Erhebung personenbezogener Daten erforderlich ist, sind auch weitere gesetzliche Vorschriften wie die des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes zu berücksichtigen. Darüber hinaus ist darauf zu achten, dass die Erhebung und Nutzung von besonders sensiblen Daten wie Herkunft, Religion, sexuelle Identität, etc. eine besondere Rechtfertigung unterliegt, die allenfalls ausnahmsweise gegeben sein dürfte und grundsätzlich unzulässig ist.

III.

Der vorliegende Bericht hat aufgezeigt, dass für die Frage der Zulässigkeit der Erhebung und Verwendung von Daten im Bewerbungsprozess diverse Gesichtspunkte zu beachten sind und letztlich von der jeweilig zu besetzenden Stelle abhängt.

Des Weiteren wurde ausgeführt, dass Daten grundsätzlich dann nicht erhoben werden dürfen, wenn es an einer Erforderlichkeit mangelt.

Um einen reibungslosen Bewerbungsprozess daher zu gewährleisten, sollten die vorgenannten Grundsätze in jedem Fall bei der Stellenausschreibung berücksichtigt werden. Sollte der Arbeitgeber der Ansicht sein, dass für die Stellenbesetzung entweder die Erhebung besonders sensibler Daten oder aber potentiell diskriminierende Daten nach dem AGG erhoben werden müssen, so ist auf jeden Fall zu raten, vor Veröffentlichung der Stellenausschreibung, Rücksprache mit einem insoweit spezialisierten Rechtsanwalt zu halten.

 

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